I ett bemanningsföretag är en enda tidrapport underlaget till tre saker: lönen till konsulten, fakturan till kunden och bokföringen av båda. Om de tre inte bygger på exakt samma timmar blir något fel. Antingen får konsulten fel lön, eller så faktureras kunden för lite, eller så stämmer inte bokföringen med verkligheten.
Flödet steg för steg
- Tidrapport. Konsulten rapporterar tid i affärssystemet, per uppdrag och med rätt tidstyp: ordinarie tid, OB, övertid, restid.
- Attest. Kunden eller en ansvarig chef godkänner tiden.
- Löneunderlag. Den attesterade tiden förs över till lönesystemet, där rätt kollektivavtal och tillägg räknas fram.
- Lönekörning. Lönen räknas, granskas och betalas ut, och arbetsgivardeklarationen lämnas.
- Fakturering. Samma timmar faktureras kunden enligt uppdragets prislista.
- Bokföring. Lön, arbetsgivaravgifter, semesterskuld och fakturor bokförs, per kund och uppdrag.
- Avstämning. Timmar, lön och fakturerat belopp stäms av mot varandra innan månaden stängs.
Var felen uppstår
De flesta fel uppstår i övergångarna mellan stegen, inte i stegen själva:
- Tid som ändras i efterhand. En tidrapport rättas efter att lönen är körd men innan fakturan går, eller tvärtom.
- Tillägg som inte faktureras. OB och övertid betalas till konsulten men saknas på fakturan eftersom prislistan inte har motsvarande artikel.
- Fel avtal eller prislista. Ett uppdrag läggs upp med fel kollektivavtal eller ett gammalt pris.
- Korrigeringar som bara når ett system. En rättelse görs i lönen men inte i faktureringen.
- Manuella exporter. Filer som flyttas för hand mellan system, med risk för dubbla eller saknade rader.
Kontrollerna som fångar felen
Tre avstämningar vid varje lönekörning fångar de flesta felen innan de kostar pengar:
| Kontroll | Vad den hittar |
|---|---|
| Timmar i lönen = timmar på fakturan, per uppdrag | Tid som ändrats, glömda rader, uppdrag som inte faktureras |
| Täckningsbidrag per uppdrag jämfört med förra månaden | Fel pris, fel avtal, tillägg som inte faktureras |
| Uppdrag utan attesterad tid | Konsulter som arbetat utan att tiden kommit med |
Så automatiseras flödet
Målet är att tiden bara registreras en gång och sedan flödar vidare utan att någon skriver av den:
- Koppla affärssystemet till lön och bokföring. Ett affärssystem som Intelliplan kan kopplas till Fortnox, så att löneunderlag och fakturor förs över automatiskt i stället för med filer.
- Lägg upp artiklar för varje tidstyp. Varje tidstyp i lönen ska ha en motsvarande artikel på fakturan, så att inget tillägg faller bort.
- Använd dimensioner. Bokför intäkter och lönekostnader på samma kund och uppdrag, så att lönsamheten kan följas per uppdrag.
- Låt AI leta avvikelser. Avvikande timmar, marginaler och tillägg kan flaggas automatiskt inför varje lönekörning. En redovisningskonsult granskar och godkänner innan något bokförs eller skickas.
Börja med att kartlägga flödet
Rita upp hur tiden går från rapport till faktura i dag, och markera varje ställe där något görs för hand. Där finns felen och där finns tiden att spara.
Vanliga frågor
Måste vi byta affärssystem för att automatisera flödet?
Sällan. Det mesta går att lösa med rätt kopplingar och kontroller mellan de system ni redan har, till exempel affärssystemet och Fortnox.
Hur ofta bör tid och fakturering stämmas av?
Varje lönekörning. Då hittas avvikelser medan de går att rätta, innan lönen är utbetald och fakturan skickad.